비서가 파악해야 할 전화 예절

사무 비서의

회사의 이미지를 대표하다.

일상 업무에서 전화를 받는 예의를 파악하여 상대방이 친절한 말센터에서 평화롭고 이야기를 나누고 통화가 끝난 후 상대방은 당신의 회사에 대해 매우 좋은 인상을 가질 것입니다.

통화할 때 목소리가 너무 크지 않아 상대방이 잘 들리게 하면 된다. 그렇지 않으면 상대방이 불편할 수도 있고, 사무실에 다른 사람의 일에 영향을 미칠 수도 있다.

전화를 받을 때는 우선 자보단위 명칭 및 소속 부문을 자보해야 한다.

전화를 받을 때 상대 기관의 명칭 및 소속 부서에 물어보고 전화를 받을 때 지정 수화자에게 편리함을 제공해야 한다.

상대방이 찾아야 할 사람이 없을 때 상대방의 동기, 목적이 무엇인지 모르면 아무렇게나 말을 하지 마세요.

권한이 없는 상황에서 당사자의 행적을 지정하지 마라.

지금 당신

손님이 찾아오는 것을 원칙적으로 손님을 접대하는 것이 원칙적으로 먼저 손님을 초대해야 한다. 이때 가능한 한 빨리 통화 상대에게 사과를 드려야 하며 허가를 받고 전화를 끊어야 한다.

하지만 전화 내용이 중요하기 때문에 당장 끊을 수 없을 때 방문객이 기다리는 것을 알려 통화를 계속해야 한다.

전화 중

일의 경우, 숫자, 날짜, 시간 등을 반복하는 것이 틀림없다.

상대방이 자신의 성명을 알리지 않았다면, 상사의 행방을 직접 묻는 것은 예의 바르게 질문해야 한다: chr (34)에게 미안하지만 누구십니까? chr (34)는 누구십니까?

손님을 접대하고 있는 사람에게 전화가 있을 때 구두로 전달하지 않는 것이 좋다. 메모를 이용해 비밀을 유출할 수 있는 것은 피하고, 사고로 인한 난감과 불쾌함을 피하는 것이 좋다.

상대방이 말하는 내용을 잘 들을 수 없을 때 주저하지 말고 상황을 명확하게 알려 상대방에게 개선해 주세요.

전화가 갑자기 고장이 나면 통화가 중단되면 반드시 다른 전화를 바꿔서 상대방에게 설명해야 한다.

전화를 끊기 전 예의를 무시해서는 안 된다. 상대방이 전화를 끊고 전화를 끊어야 수화기를 내려놓을 수 있다.

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