전자 파일의 보존과 유지

전자 파일의 특성은 종이 기어와 달리 보존과 유지 방면의 복잡성을 결정한다.

어떻게 보존하고, 전자 파일을 보호하고 안전하고 믿을 수 있고, 영구적으로 이용할 수 있는 상태로, 파일럿이 급히 해결해야 할 문제이다.

13 ∼ 10위 ∼ 전자 파일의 반송체 물리적 안전을 보장해야 한다.

일반적으로 전자 파일은 오프라인 방식으로 자기, 광 미디어에 저장되어 있기 때문에 자기, 광 미디어에 적합한 환경을 세워야 하며, 온습도의 통제, 적재체의 궤, 그리고 창고 측에 해당하는 표준을 저장해야 할 요구, 수송체는 직립 배출, 먼지 방지, 변형 요구를 충족시켜야 한다.

전자공문서 논리 논리상의 정확한 내용을 장담해야 한다.

전자 파일의 내용은 디지털 형식으로 각종 적재체에 저장되어 있으며, 이후의 이용 중에는 간전자컴퓨터 소프트하드웨어 플랫폼에 의존하여 전자 파일의 내용을 원활하게 읽을 수 있는 형식으로 표시해야 한다.

이것은 전자 파일에 있어서 비교적 복잡한 과정이다.

전자공문서는 각 방면에서 오는 경우가 많기 때문에 종종 다른 전자컴퓨터 시스템에서 형성되는 것이며 내용의 형식 편성에도 불구하고 이런 기술과 형식상의 차이를 초래하는 것은 반드시 나중에 복원할 때 사용하는 기술과 방법의 차이를 초래하기 때문이다.

반면 전자 파일은 형성 시 의존하는 기술이 왕왕 유행하는 기술이다. 이는 과학 기술 진보가 가져온 필연적인 결과다.

이에 따라 전자기어 자체에 좋은 보존 외에도 의존하는 기술 및 데이터 구조와 관련 정의 인자 등을 보존하거나 다른 방법과 기술력을 사용하여 전환해야 한다.

3위는 전자파일의 원시성을 장담해야 한다.

몇몇 비교적 특수한 전자 파일에 대해서는 원시 형성된 형식으로 환원해야 한다.

다음과 같은 세 가지 방법을 채용할 수 있습니다: — 전자 파일 관련 지원 소프트웨어를 보존하는 동시에 전자 파일과 관련된 소프트웨어 및 전체 응용 시스템 — 저장하고 전자 파일을 시작으로 복구할 때 본래의 면목에 따라 나타납니다; 둘째는 원시파일을 보존하는 전자 이미지; 3은 전자 파일을 보존하는 인쇄 파일이나 축소품, 이것이 가장 안정된 영구보존방법이기 때문이다.

4위는 전자파일의 이해성을 장담해야 한다.

전자 파일의 내용에 대해 일반적으로 이해하지 않는 경우가 종종 있다.

전자파일을 완전히 이해하기 위해서는 파일과 관련된 정보를 저장해야 한다.

이 정보는 메타데이터; 물리 구조와 논리적 구조의 관계; 관련 전자 파일 이름, 저장 위치 및 상호 관계; 전자 파일 내용과 관련된 배경정보 등을 포함해야 한다.

5위는 전자파일에 효율적인 검사와 보호를 해야 한다.

전자 파일 재체는 특히 자성 재체로 환경을 보존하는 영향이 극히 많다.

이에 따라 보존된 전자 파일의 적재량은 반드시 정기적으로 검사와 복사를 해야 하며, 전자 파일 정보의 신뢰성을 확보해야 한다.

정기 검사는 매년 한 번씩, 등거리 추출 또는 무작위 추출 방식을 채택하여, 샘플 수량은 10% 보다 적지 않고 논리적 볼륨을 단위로 해야 한다.

우선 외관검사를 진행하여, 반송체 표면에 물리적 손상이나 변형이 있는지 확인하고 외부 코팅이 청결하고 곰팡이가 생기는 등 등이다.

그리고 논리적 검사를 진행하여 전용 또는 자체 편제 검색 소프트웨어를 채택하여 적재체에 대한 정보를 읽어 검사합니다.

검사를 통해 오류가 있는 반송체를 발견하면 효과적인 수정이나 업데이트를 해야 한다.

4 년에 한 번 복사해야 하고 원적체는 계속 보류하는 시간이 적지 않다.

전자 파일의 검증과 유지에 대해 엄격하게 관리해야 하며, 어떤 잘못도 보관할 수 있는 전자파일이 인위손상을 입혀 심지어는 보완하기 어려운 손실을 초래할 수 있기 때문이다.

상응하는 유지 관리 파일을 세워야 하며, 전자 파일의 검사, 유지, 복사 등 조작 과정을 기록하여 인위적인 조작이나 불필요한 반복 노동을 피해야 한다.

전자문서에 대한 효율보존과 유지는 매우 중요하고 복잡한 작업이다.

따라서 전자 파일에 대한 보존과 유지 과정에서 환경, 설비, 기술, 인력 및 전자 파일의 특성 등 종합 조건을 충분히 고려해 기술 방안과 작업 방식을 작성하고 효율적인 조치를 취하여 전자파일의 안전을 확보하기 위해, 정확하게 이용할 수 있는 상태로 사회생활에서 더욱 큰 역할을 하게 한다.