秘書文書の管理と仕事におけるメディア素養の重要性を分析する

一、メディア素養の内包と秘書の仕事とのつながり

メディアリテラシーは1933年にイギリスの学者リーバイス（E・R・Levis）と彼の学生トンプソン（D・Thompson）が提唱した概念で、この概念は最初に大衆メディアが青少年の成長に与えるマイナスの影響に対して提案し、それによって青少年にメディアリテラシーの育成を展開すべきだと提案し、彼らが大衆メディアに直面する過程に一定の弁別と批判能力があるようにした。時代の発展に伴い、メディアリテラシーという概念の内包は次第に豊かになり、国内外の学者の「メディアリテラシー」の定義を総合して、メディアリテラシーとは人々がメディアが提供する情報に対して一定の理解、判断、評価の能力を持ち、同時に情報の処理を通じて個人の生活と仕事に積極的な役割を果たす能力である。

衆所よく知っている秘書の仕事には情報との付き合いが欠かせない。特にこの情報爆発の社会では、良好なメディアリテラシーが秘書の仕事を展開する上で積極的な役割を果たしている。メディアリテラシーと秘書の仕事の最も明らかな2つのつながりは情報の収集と発表である。政府機関であれ民間企業であれ、指導者は意思決定をする際に情報に基づいて判断する必要があり、この過程で秘書は最も価値のある情報を選び、指導者が正確で効率的に決定するために情報の根拠を提供する必要がある。秘書は提供された情報の正確性を保証する必要があります。正確性は情報の価値を測定する基礎であるからです。現在の情報の出所は多様性があり、政策文書である可能性もあれば、新聞、放送、テレビなどのマスメディアから来る可能性もあれば、新しいメディアから来る可能性もある。これらの大量の情報には真偽が混在しており、秘書は有用な情報を選別し、同時に情報の正確性と信頼性を保証しなければならない。これには秘書に一定のメディア素養が必要である。情報の収集を除いて、現在秘書の仕事の範囲は拡大して、いくつかの部門は秘書が情報の発表の仕事を行う必要があります。新しいメディアの広範な使用は人々の生活を変えており、政府も企業も新しいメディアを利用して自身のイメージを形成することをますます重視しており、秘書は新しいメディア環境に適応するために一定のメディア素養を必要としている。

二、秘書の仕事におけるメディア素養の重要な役割

（一）秘書のメディアリテラシーは単位情報の伝達効果を決定している

秘書の仕事は、上司と従業員の間に情報の橋渡しの役割を果たすためにアップロードする必要があります。伝播学の観点から見ると、情報伝播は秘書の仕事の重要な面を占めている--「秘書の仕事は情報を処理することを主な仕事の内容とする脳力型の職業である」。ある程度、情報伝播レベルの高低と良し悪しは、党・政府機関の秘書の仕事の成否さえ直接に左右することが多い[1]。

にある単位で、指導者の意思と決定は秘書が従業員に伝える必要があり、従業員の職場発展に対する意見と提案も秘書が指導者にフィードバックする必要があり、この情報伝達の過程で、秘書は情報の「人を守る」役割を担った。ニュースメディアでは、記者と編集者は「関心事」であり、どの情報をどのように報道するかを選択することを決めている。秘書の仕事では、秘書もこのような役割を果たしており、彼らは選択することで情報を伝えることができる。この選択の過程は単位情報の伝播効果に決定的な役割を果たしているため、秘書は良好なメディア素養を持っている必要があり、このようにして彼らは伝送する必要がある情報を選択する過程で、情報の中から最も価値のある情報を識別して伝送することができ、このように伝送する過程で情報の冗長を回避するだけでなく、主要な情報を際立たせることができ、また、単位人員の勤務時間を節約し、良好な情報伝達効果を達成することができる。

（二）秘書のメディア素養は指導者の意思決定にある程度影響している

リーダーが意思決定を行う際には、意思決定の根拠として情報が必要になることは避けられない。現在の情報源は多様化しているため、政府機関にとっても企業にとっても、決定の過程では常に大量の情報を収集する必要がある。これらは秘書が大量の仕事をする必要があり、これらの情報の出所には政策文書、市場情報、さらにはマスメディアからの可能性がある。秘書は良好なメディア素養を持っていて、効率的に情報の収集を完成することを保証することができて、同時に情報の中から一定の規則、変化、違いを探し出して、それによって最も価値のある情報を探し出します。これらの情報は最終的にリーダーに集約され、意思決定に重要な役割を果たします。

収集作業が完了した後、秘書は収集した情報をまとめ、まとめる必要があり、この過程にも秘書の良好なメディア素養が必要である。上司の仕事が忙しいため、秘書は情報を分類し、主次に配列する必要があり、受信者の視点から見ると、受信者の情報に対する理解にも差が生じる。そのため、秘書の情報処理能力はリーダーの意思決定にある程度影響を与えている。これは秘書が日常生活の中で自分の媒介素養を育成することを重視して、もっとよく自分の仕事を完成する必要があります。

（三）秘書のメディアリテラシーは秘書が本職をよりよく遂行するのに役立つ

秘書は良好なメディアリテラシーを持っており、自分の仕事の効率と質を高めるのにも大いに役立つ。伝播技術の発展に伴い、秘書の仕事における情報伝達のルートはさらに豊富になり、従来の手紙、文書、口頭による情報伝達から、現在の一部の情報は悪意的にマスメディアを通じて伝播されている。例えば、いくつかの重大な発表会やイベントの前に新聞、ラジオ、テレビで広告を発表することができ、企業自身のマイクロブログ、微信などの公衆プラットフォームが発表した。これは秘書に一定のメディア素養を持って、大衆メディアとよりよく付き合うことを要求している。秘書の仕事の特徴の1つは総合性が強く、合格した秘書として、日常的なプログラム的な仕事をするだけでなく、臨時事件や突発事件に直面した時に自分の仕事をする必要がある。良好なメディア素養は、秘書により良い理解と分析能力を持たせることができ、これらの能力は突発的な事件に直面した時、秘書の分析を助けて構想を整理し、最良の解決策を見つけ、順路に沿って仕事を完成することができる。同時に秘書は良好なメディア素養を持っており、自身のコミュニケーションレベルを高めることができ、人とのコミュニケーションの過程で自分の好みを投じ、有用な情報を伝え、良好なコミュニケーション効果を実現することができる。つまり、良いメディアリテラシーは秘書の仕事のあらゆる面に役立ち、秘書が自分のメディアリテラシーを育成することは自分が本職をよりよく遂行するのに役立つ。

三、秘書は良好なメディア素養を育成すべきである

メディアリテラシーは秘書の仕事においてこのような重要な役割を果たしているが、秘書はどのようにして自分のメディアリテラシーを育成するのだろうか。私は、学校の学習の中で、大学が展開しているメディアリテラシー課程を除いて、多くのすでに仕事に参加している秘書は、日常の仕事、生活の中で自分の努力を通じて、自分のメディアリテラシーを絶えず高めることができると考えています。

（一）ニュース感度を高める

ニュースに敏感であることは報道関係者が備えるべき基本的な素質の一つであるが、秘書にとってメディアの素養を高めるには、日常生活の中でニュースに敏感であることに注意しなければならない。ニュース敏感は記者にとってニュース事件に価値があるかどうかの判断であり、秘書にとって、2つの方面から言うことができる：1つは、ニュースの中で自分の職場、企業に関連する政策、文書あるいはその他の有用な情報を報道する敏感さに対して、同時に迅速に報道の中からその影響を判断することができる。第二に、新聞記事の分析、資料の閲覧を通じて、このニュースが引き起こす可能性のある社会反応の評価を判定する。報道が当社に不利な影響を与える場合は、秘書は可能性のある世論を最初に予想し、同時に積極的に対策をとり、できるだけマイナスの影響を減らし、企業が世論危機から抜け出すのを助けなければならない。

秘書のニュース敏感は、職場が価値のある情報を見つけるのを助け、企業が世論危機から抜け出すのを助けるなどのほか、職場がメディアを利用して自分を宣伝するのを助けることができる。現在、多くの企業はマスメディアと協力しており、企業は自分の文化を宣伝したり、公衆活動に参加したりする際にマスメディアの報道を必要とし、企業の社会的知名度と名誉度を高める必要がある。秘書はこの過程で記者と付き合う必要があり、多くの情報は秘書が記者に提供する必要があり、それは秘書が一定のニュース敏感さを持って、どの情報報道を知って視聴者を引き付けることができて、予想される伝播効果を得ることができることを要求している。秘書は自分のニュースに敏感であると同時に、メディアリテラシーも大幅に向上することができる。

（二）新鮮なものを受け入れ、新しいメディアを十分に利用する

秘書として、新鮮なものを受け入れることをマスターして、時代の歩みに追いついて、新しいメディアの面で秘書はまた十分に掌握して利用する必要があります。現代社会のコンピュータは秘書の仕事に欠かせないツールの1つとなっており、必要なオフィスソフトウェアを使いこなすほか、秘書は新しいメディアを使うことを学ばなければならない。現在、一部の政府機関や企業には独自の公共ホームページ、微博、微信が設置されており、これらの場所で情報を発信することで注目を集め、知名度を高めることができる。この過程では、秘書が新しいメディアを使いこなし、使用する必要がある。新しいメディアは人々の生活様式を変えており、政府や企業にとっても良い宣伝プラットフォームである。伝統的なメディアよりも、いくつかの緊急事態の発表において新しいメディアが重要な役割を果たしている。伝播学的には、緊急事態が発生した5分以内に、マイクロブログが最も情報を伝播するルートであることから、新しいメディアが視聴者に情報を取得する上で重要な地位にあることがわかる。現在、多くの政府は独自の政務マイクロブログ、微信パブリックプラットフォームを開設しており、一部の大手企業も例外ではなく、秘書は仕事の過程で新しいメディアと付き合う必要がある。秘書は日常的に新しいメディアを使用する過程で、自分のメディア素養を自覚的に育成し、自分の仕事先の業界との関連情報に注目し、情報の背後にある法則を発掘することに頭を働かせることができる。秘書自身が新しいことを受け入れ、研鑽に励むことさえできれば、新しいメディアの使用を通じて、自分のメディアの素養を絶えず高め、より良い仕事にサービスすることができると信じています。

（三）自分の知識の蓄積を重視する

秘書はまた、知識の蓄積が良好なメディアリテラシーの基礎であるため、日常生活の中で知識の蓄積に注意しなければならない。誰もが自分の認知の枠組みを持っており、自分が受け取った情報を既存の知識と経験に基づいて解読し、知識の蓄積はこの枠組みを豊かにし、広げる最善の方法である。そのため、秘書は日常生活の中で知識の蓄積に注意しなければならない。知識の蓄積の過程で、秘書が注意しなければならないのは、自分の業界の知識の蓄積のほか、政治、法律、経済、文化、科学技術などの知識の蓄積を増やし、自分の知識構造をできるだけ豊富で多元化させるべきだということだ。ここでの蓄積は秘書に大量の時間をすべて他の知識の学習に費やすことを要求するものではなく、知識の蓄積は本来長い過程であり、毎日一定の時間を割いて学習すれば、本、ビデオ、ニュースなどの様々な突進的蓄積を通じて蓄積することができる。知識の蓄積に伴い、秘書のメディアリテラシーは自然に向上し、秘書がさまざまな情報を深く理解し、自分の仕事を改善するのに役立ちます。メディアリテラシーを高めるには、秘書は日常生活を工夫し、自分の知識の蓄積を重視しなければならない。

メディアリテラシーは情報時代において誰にとっても重要な意義を持っており、秘書の仕事はなおさらだ。メディアリテラシーは秘書の仕事の中でますます重要な役割を果たしており、良好なメディアリテラシーを持って秘書のより良い収集、理解、情報伝達を助けることができ、秘書の仕事の効率と品質を高めることに役立つ。そのため、秘書は日常の仕事と生活の中で、絶えず自分のメディア素養を高めなければならない。

参考文献：

［1］李謀冠.現代秘書は一定のメディア素養を持つべきである［J］.秘書の友、2011（11）。

[2]唐蒙、龍長征、陳栄美