接待のマナー

末端の公務員にとって、接待は無視できない日常的な仕事の一つです。

遠路はるばるやってくる貴賓を接待するのであろうと、来る人民大衆を接待するのであろうと、末端公務員は具体的な接待の仕事の中で区別があります。

いつでも、相手を大切にし、友好と情熱は欠かせないものです。

末端の公務員が接する具体的な接待については、来客接待と陳情接待の二つのタイプに分けられます。

具体的な操作面では、両者は違っています。

一、来賓の

ここでは、末端の公務員が日常の仕事の中で接待している、約束どおりに来た正式のお客様、特に重要な正式のお客様を指す。

来客の接待をうまくやるには、大事なことは接待計画、礼賓順、送迎付き添いなどの三つの面で周到に行わなければなりません。

（一）接待計画

接待計画とは、接待側が来客接待業務に対して行う具体的な企画と手配をいう。

できるだけ整った接待計画を立てておけば、受付の仕事は具体的な操作の時に順番を決めて、準備ができても大丈夫です。

正式な接待計画には下記の8つの方面の内容が含まれていると思われます。

1.受付方針。

接待方針とは、ここでは接待業務の指導思想と全体要求をいう。

総体的に言えば，互いに提唱し合うべきである。

2.受付日程。

受付日程は、来客を接待する具体的な日程です。

その基本的な内容は送迎、会見、交渉、見学、観光、宴会などを含むべきです。

一般的な状況では、受付日程の具体的なスケジュールは完全にそろって、緻密に行われます。

その制定は、通常は接待側が責任を負うべきですが、先々で客と主人双方が交流し、そして来客側の要求を十分に考慮しなければなりません。

受付日程が確定したら、すぐに来賓に通報します。

3.接待規格。

受付規格とは、受付業務の具体的な基準のことです。

接待の仕事のレベルだけでなく、来客を重視するレベルと直接関係があると見なされます。

接待規格の基本内容は三つあります。一つは接待規模の大きさ、二つは接待側の主要人員の身分の高低、三つは接待費用の支出のいくらです。

具体的な運営上、接待規格の確定には5つの方法があります。

第一に、国の明文規定を参照することができる。

第二に、自分の慣行を実行することができます。

第三に、現在の通行方式を採用することができます。

第四に、対等の慣行を比べることができる。

第五に、他の成功の先例を学ぶことができます。

4.受付。

本当に接待をうまくやるには、まず接待員の表現が優れているからです。

すべての重要な接待の仕事は、専ら責任を負う接待員を選ぶべきです。

仕事の責任者、若くて力持ちな人、顔立ちが端正な人、交際が上手な人、経験者、接待対象の言語や習俗に精通している人、接待対象の民族や宗教と同じ人、及び接待相手と親しい人は、接待者を選ぶ時に優先的に考慮すべきです。

受付を選んでから、普通はまだ二つの仕事があります。

一つは、明確な分業を行うことです。

第二に、必要に応じて集中的にトレーニングすることです。

5.接待費。

全体的に言えば、接待の仕事の方面は全部接待の費用のいくらに制限されます。

接待業務の具体的な支出については、必ず倹約して家を持ち、上司の関係部門の規定を厳格に遵守しなければならない。

一切の不必要な接待支出を断固として圧縮し、お金を少なくし、多くのことを提唱する。

一部の接待相手が費用を負担する接待項目、または、主客双方が費用を負担する必要がある接待項目は、受付側が事前に相手に知らせるか、または相手と協議し、一方的に決めないようにします。

6.食事と宿泊。

接待計画を立てる時、来客の飲食と宿泊の問題を決して無視してはいけません。

これらの具体的な細かい問題にちょっとミスがあったら、直接にお客さんの気持ちを壊して、接待の仕事を全部放棄させます。

具体的に来客の食事と宿泊を手配する時、大体3点に注意しなければなりません。一つは関係規定を遵守すること、二つは来客の習俗を尊重すること、三つはできるだけ来客のニーズを満足させることです。

7.交通手段。

来客の都合を考えて、往来や滞在中に使う交通手段に対しては、接待側も必要な協力をしなければなりません。

接待側が来賓のために交通手段を連絡する必要がある時は、できるだけのことをします。接待側が来賓のために交通手段を提供する必要がある時は、満足できるように努力します。

8.安保宣伝。

重要な来賓を接待する時、安全防衛と宣伝報道の二つの具体的な仕事は通常計画の中に入れるべきです。

安全を守るためには「小心」が必要だ。

事前案を制定するだけではなく、思想的にも非常に重視され、細部にも注意を払って、厳しく要求する必要があります。

広報報道については、口径の統一に注意し、節度を把握し、上級の関係部門に報告して許可を得るべきである。

関連する図面報道資料は、一般的に接待対象に提供し、自分でファイルを保存して記録に載せるべきです。